Nykypäivänä IT on enemmän tai vähemmän mukana yritysten jokapäiväisessä työssä ja arjessa. Käytännössä jokaisen työntekijän työvälineistä löytyy vähintään puhelin ja monesti myös kannettava tietokone tai työasema, sekä erilaisia oheistarvikkeita, kuten toinen näyttö, hiiri, näppäimistö jne. Lisäksi käytössä saattaa olla monenkirjava määrä muita IT-laitteita, kuten monitoimikoneita, tulostimia ja valvontajärjestelmiä. IT-laiteympäristö on usein hyvin monenkirjava, eikä yrityksellä aina ole tietoa laitteiden tarkoista määristä, malleista, käyttötarkoituksesta tai kustannuksista.
Sekalainen ympäristö, laitteiden hallinnan ja kontrollin puuttuminen sekä epäselvä kulurakenne voivat olla tekijöitä, jotka aiheuttavat päänsärkyä. Tällöin usein ajatukseen nousee, miten laiteympäristön voisi saada kokonaisvaltaisesti ”hallintaan”. Käyn blogissani läpi muutamia asioita, joita on hyvä ottaa huomioon pohdittaessa yrityksen IT-laitestrategiaa.
Miten alkuun?
Ensimmäisenä on hyvä pohtia, miten laitteet halutaan hankkia ja minkälaiset palvelut laitteille ovat tarpeellisia. Laitteiden hankinta voidaan tehdä joko suorainvestointina tai erilaisin osamaksumenetelmin, kuten leasing-palveluna. Usein osa laitteista hankitaan jo kuukausiveloituksella ja osa suoraostona. Välillä hankintastrategiaan on selkeä syy ja linjaukset, toisinaan näin toimitaan ”koska näin ollaan aina toimittu”.
Palveluiden tarpeellisuuden määrittelee se, mitä halutaan ja osataan tehdä itse, mikä osa halutaan ulkoistaa kumppaneille, sekä mitkä palvelut ovat oleellisia laitteen käyttötarkoitusta ajatellen. Laitteiden palveluiden pohdinnassa kannattaa huomioida:
- Laitteen koko elinkaari
- Laitetyyppi, johon palvelut hankitaan – palvelumalli työasemille, puhelimille, PC-näytöille vai jollekin muulle laitteelle?
- Käyttäjä, jolle palveluita tarjotaan
- Palveluiden hyödyt yritykselle
- Tietoturva
- Palveluiden vastuullisuus ja ympäristöarvot
Laitteen palvelumalli rakentuu karkeasti seuraavista kokonaisuuksista: palvelut ennen käyttöönottoa ja käyttöönoton yhteydessä, käytönaikaiset palvelut, sekä palvelut käytöstä poistumisen yhteydessä.
Laitehankintoja ja palvelumallia miettiessä jokaisen kannattaa pohtia ainakin seuraavia asioita:
Laitteet
- Hankintatapa ja malli: Hankitaanko laitteet kertaveloituksella vai kuukausimaksulla, yhden kanavan kautta vai useasta paikasta?
- Käyttötarkoitus ja käytettävyys: Mihin tarkoitukseen laite tulee ja missä sitä käytetään? Ovatko laitteen tehot yli- tai alimitoitettuja? Onko laite riittävän ergonominen ja käyttäjäystävällinen?
- Ekologisuus ja käyttöikä: Onko laite valmistettu mahdollisimman pitkälle kierrätettävästä materiaalista, hyödyntäen uusimpia innovaatioita? Kestääkö laite käytössä mahdollisimman pitkään?
- Millainen palvelumalli ja millä tasolla sopii millekin laitteelle?
Palvelut laitteille
- Mitkä palvelut kannattaa hoitaa itse, mitkä ulkoistaa?
- Halutaanko palveluiden lisäksi lisenssihankinnat hoitaa saman kanavan kautta vai erikseen?
- Halutaanko palvelut hankkia yhdeltä vai useammalta kumppanilta?
- Palveluntarjoajan osaaminen, kyvykkyys, palvelun laatu ja vastuullisuus, kuten ympäristöarvojen huomiointi
- Miten joustava palvelumalli on tarpeiden muuttuessa?
Palveluiden ja palvelumallin valinta – Erkki Esimerkki Oy
Nykytilanne
Kerron esimerkinomaisesti tilanteesta, jossa asiakas valitsee palvelut ja palvelumallin tiettyjen lähtökohtien pohjalta PC-laitteilleen. Erkki Esimerkillä on yrityksessään 800 henkilöä vaativissa asiantuntijatöissä ja he käyttävät päivittäin työssään tietokoneita. Koneiden tulee olla käyttäjäystävällisiä ja tehokkaita, sillä työtä tehdään useasta eri paikasta ja koneessa olevat ohjelmistot ovat erilaisia suunnittelu- ja kuvankäsittelyohjelmistoja. Tätä varten Erkki on hankkinut työntekijöilleen n. 400 kpl kannettavia ja 400 kpl työasemia. Koneet ovat n. 5–8 vuotta vanhoja ja vaativat pian uusimista.
Erkki on ostanut kertamaksuna muutamasta eri paikasta laitteet, mutta haluaisi selkeyden vuoksi keskittää laitehankinnat yhteen kanavaan. Ensimmäisessä vaiheessa uusia laitteita hankitaan kerralla 300 kpl, jolloin hankintaerän kertaluonteiseksi kuluksi tulee n. 500 000 euroa. Samaan aikaan Erkki miettii markkinointikampanjaa, jonka tavoitteena on tavoittaa uudet kohderyhmät eri kanavien kautta. Tähän on budjetoitu n. 350 000 euroa. Tällöin kuluvan vuoden kokonaisinvestoinniksi näiden osalta tulee yhteensä 850 000€, mikä ylittää yrityksen alkuperäisen vuotuisen kuluarvion n. 10 prosentilla.
Erkin organisaatiossa on 4 henkilön IT-tiimi, joka varmistaa, että kaikki palvelut toimivat moitteettomasti ja käyttäjät saavat tarvittavan tuen työhönsä. IT-tiimi tarjoaa käyttäjille Service Desk-palveluita sekä valvoo ja ylläpitää proaktiivisesti laiteympäristöä, jotta palveluiden jatkuvuus voidaan taata ja ongelmiin puuttua ennen kuin ne vaikuttavat loppukäyttäjän työhön. Samaan aikaan tulossa on myös ERP-projekti ja uuden IT-strategian suunnittelu, jonka johdosta tiimi on erittäin kiireinen koko loppuvuoden. Tällä hetkellä kaikki IT-tukitoiminnot hoidetaan itse ja tiimin osaaminen on hyvällä tasolla. Työtehtäviä on kuitenkin priorisoitava, koska aika ei yksinkertaisesti riitä enää kaikkiin tehtäviin.
Vanhoja laitteita jää myös iso erä tarpeettomina yrityksen tiloihin ja näistä tulisi päästä järkevästi ja tehokkaasti eroon. Nyt yritys on hoitanut muutaman eri kanavan kautta laitteet kierrätykseen, sekä tarjonnut työntekijöilleen mahdollisuutta lunastaa käytöstä poistuvat koneet henkilökohtaiseen käyttöön. Erkki Esimerkki ei varmuudella tiedä, mihin poistuvat laitteet viime kädessä päätyvät ja miten iso osa laitteiden komponenteista voidaan kierrättää vastuullisesti. Vastuullisuus- ja ympäristöarvot kiinnostavat Erkkiä entistä enemmän, sillä asiakkaat ovat alkaneet kiinnittää näihin entistä enemmän huomiota.
Ratkaisu
Pohdittuaan järkevintä, helpointa ja vastuullisinta tapaa hoitaa PC-laitteiden hankinta ja palvelut, päätyy Erkki tilaamaan ratkaisun ja uusittavat 300 konetta samalta toimittajalta yhden luukun periaatteella ja 36 kuukauden leasing-sopimuksella alkuperäisen kertahankinnan sijaan. Kustannustehokkaasti toteutetulla leasing-mallilla Erkki voi sopimusajan jälkeen jatkovuokrata laitteet erittäin kustannustehokkaasti, vain murto-osan alkuperäisestä kuukausihinnoittelusta ilman, että laitteet tulee lunastaa tai palauttaa ja hankkia tilalle uudet. Näin ollen Erkki säästää ensimmäisen vuoden kuluissa yli 300 000€ ja arvioitu ensimmäisen vuoden budjetti alittuu reilusti.
Erkki haluaa myös vapauttaa IT-tiimin aikaa kiireellisemmille projekteille ja keskittää laitteiden Service Deskin, tuen ja ylläpidon laitekumppanille, jonka johdosta yritys säästää samalla yhteensä n. 40 tuntia työntekijöidensä kuukausittaista aikaa. Samalla kaikki Erkin IT-laitteet kierrätetään palvelumallin kautta vastuullisesti laitteen komponenttitasolla ja tyhjennetään tietoturvallisesti, sekä toimitetaan näistä tarvittavat raportit.
Nyt Erkki on hoitanut keskitetysti ja vastuullisesti laitekantansa kierrätyksen ja parantanut yrityksen vastuullisuusarvoa, mikä parantaa Erkin kilpailuetua markkinoilla. Erkki on erittäin tyytyväinen ratkaisuun ja pohtii seuraavaksi muiden laitteiden hankkimista ja keskittämistä samalla palvelumallilla.
Olipa yrityksesi tilanne sitten vastaavanlainen kuin Erkki Esimerkin tai jotain muuta, meiltä SwanIT:ltä saat IT-laitteillesi kokonaisvaltaisen ja helposti omiin tarpeisiin mukautuvan palvelumallin sisältäen laitteet, palvelut ja lisenssit vastuullisesti ja ammattimaisesti. Ole rohkeasti yhteydessä ja haasta meidät!
Kirjoittanut SwanIT:n myyntijohtaja Juhani Heinonen
